Alle paar Jahre findet routinemäßig die GPLB (Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) statt, in welcher u.a. die Arbeitszeitaufzeichnungen kontrolliert und überprüft werden. Da diese oft Thema für Diskussionen sind, stellen wir Ihnen in diesem Artikel Informationen und Tipps bereit, um diesbezüglich Ärger zu vermeiden.
Die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung trifft grundsätzlich den Dienstgeber. Der Arbeitgeber kann zwar die Durchführung der Aufzeichnung an den Arbeitnehmer delegieren, jedoch hat er den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten und ist verpflichtet sich die Aufzeichnungen regelmäßig aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Der Arbeitgeber bleibt weiterhin für die Einhaltung der Arbeitszeitbestimmungen und für die Aufzeichnungen verantwortlich. Die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit besteht für alle Betriebe, auch für Kleinbetriebe mit bspw. nur einem Mitarbeiter.
Dokumentieren der Abreitszeitaufzeichnung
Es ist daher ratsam, dass Sie als Arbeitgeber dokumentieren, dass Sie dieser Pflicht tatsächlich nachgekommen sind. Wird die Arbeitszeitaufzeichnung handschriftlich oder bspw. in Excel ausgefüllt, lassen Sie sich die Aufzeichnung vom Arbeitnehmer unterzeichnen und vermerken Sie ebenfalls die durchgeführte Kontrolle. Excel wird gerne verwendet, jedoch handelt es sich dabei um ein System, das jederzeit Änderungen zulässt und demgemäß nicht ordnungsgemäß ist.Bei Excel-Listen ist es daher erforderlich, dass diese von beiden Seiten unterzeichnet werden, sodass es sich um ein Schriftstück handelt, das Dokumentationskraft haben sollte. Im besten Fall legen Sie sich jedoch ein Zeiterfassungssystem zu, dass bspw. tageweise abgeschlossen werden kann und unveränderbar ist.
Die Mindestanforderungen für Arbeitszeitaufzeichnungen sind: Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenbeginn, Pausenende – also zeitliche Lagerung, Art der Tätigkeit – je nach dem jeweiligen Kollektivvertrag. Ein Beispiel, wie eine Vorlage diesbezüglich aussehen kann, sehen Sie wie folgt:
Je nach Kollektivvertrag und Arbeitsvertrag sind entsprechende Aufzeichnungen zu führen. Ein „Klassiker“ sind die Überstunden, bspw. mit einer Überstunden-Pauschale. Besprechen Sie diese Details unbedingt mit Ihrem Steuerberater oder Lohnverrechner, da die Vorgaben sehr unterschiedlich sein können. Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Zeiteinteilung ist bspw. nur die Einhaltung zu bestätigen – lediglich Abweichungen davon sind zu dokumentieren.
Beispiel:
Der Dienstplan sieht eine Arbeitszeit von Montag bis Freitag jeweils von 8.00 bis 16.30 Uhr, mit Pause von 12:00 bis 12:30 Uhr, vor. Die laufende Aufzeichnung der Arbeitszeit kann daher entfallen, lediglich Abweichungen davon sind festzuhalten. Der Dienstplan muss jedoch sämtliche Informationen enthalten, die in normalen Aufzeichnungen auch enthalten sind (Bspw. Pausen). Wird die Arbeitszeit und bspw. der Arbeitsort vom Arbeitnehmer weitgehend selbst bestimmt (Bsp. Gleitzeit), sind grundsätzlich nur Aufzeichnungen über die Dauer bzw. die zeitliche Lagerung der Tagesarbeitszeit, innerhalb der gesetzlich sowie betrieblich vorgeschriebenen Arbeitszeiten, zu führen.
SLT Tipp: Wir empfehlen Ihnen fixe Regeln festzulegen – z.B. Fristen, bis wann die Aufzeichnungen vorgelegt werden müssen und welche Informationen enthalten sein müssen. Damit sowohl Sie, wie auch die Arbeitnehmer, auf der sicheren Seite sind, kontrollieren Sie regelmäßig die Aufzeichnungen und bestätigen Sie diese – ebenso wie Sie sich die Aufzeichnung immer durch den Arbeitnehmer bestätigen lassen sollten.
Eine gut strukturierte Organisation der Arbeitszeitaufzeichnung – und damit Kontrolle – ist auch deshalb wichtig, da die Aufzeichnungen die Basis für die Abrechnungen durch die Lohnverrechnung darstellen und damit ausschlaggebend für bspw. Überstundenentgelt, Zeitausgleich, Zuschläge etc. sind.
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