„In weniger als einer Stunde kostenlos zum ISO 9001 Zertifikat; das gelingt ihnen mit unserer Software“. Das verspricht die Innolytics AG, ein Leipziger Start-up, Mittelständlern in der DACH-Region.
Ist das aktuelle ISO-Zertifizierungsverfahren im digitalen Zeitalter noch zeitgemäß?“ Das fragen sich viele Unternehmen, denn dieses ist sehr zeit- und kostenintensiv. Deshalb verzichten nicht wenige Klein- und Mittelunternehmen (KMU) in der DACH-Region auf eine ISO-9001-Zertifizierung. Dies kann zu einer Wachstumsbremse werden.
Den Zertifizierungsprozess digitalisieren
Abhilfe verspricht hier eine Software der Innolytics AG aus Leipzig. Sie reduziert nach Aussagen von deren CEO Jens-Uwe Meyer den erforderlichen Zeitaufwand „auf weniger als eine Stunde“, weil die Unternehmen hierfür online nur circa 100 Fragen beantworten müssen. Danach errechnet die Software ihre „Normkonformität“, also inwieweit die Unternehmen die weltweit gültige ISO-Norm – also die Anforderungen, die außer in Deutschland, Österreich und der Schweiz auch in den USA und China gelten – bereits erfüllen. Zudem erhalten sie außer einem individuellen Maßnahmenplan für die ISO-Zertifizierung ein erstes Zertifikat, das ihnen die systematische Beschäftigung mit den Themen Qualitätsmanagement und -sicherung bescheinigt. Dieses können sie zum Beispiel für Marketingzwecke nutzen.
Bis zu diesem Punkt ist alles kostenlos. Doch wie bei allen digitalen Geschäftsmodellen gibt es auch von dem Innolytics-Angebot Bezahlvarianten. Sofern gewünscht können Unternehmen ein Upgrade vornehmen und die gesamte, hinter dem Zertifizierungsprozess steckende Qualitätsmanagement-Software nutzen. Dann werden die für die ISO-Zertifizierung noch erforderlichen Maßnahmen automatisch in einen Workflow übertragen und sie erhalten Vorlagen für Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen. Zudem steht ihnen ein Tool zur Prozessvisualisierung zur Verfügung.
Das ISO-Regelwerk wurde komprimiert und digitalisiert
Für die Software digitalisierte ein Innolytics-Expertenteam zunächst das komplette ISO-Regelwerk mit seinen mehr als 300 Normanforderungen und bildete diese in Algorithmen ab. So wurde laut Meyer „ein innovativer digitaler Zertifizierungsprozess“ geschaffen. Im digitalen Zertifizierungsprozess wird das komplexe Regelwerk so komprimiert, dass sich der Grad, mit der die Anforderungen bereits erfüllt sind, mit rund 100 Fragen erfassen lässt, die man oft mit einem Mausklick beantworten kann. Dies ist möglich, weil der Digitalisierung ein langer Analyseprozess vorausging. In ihm fragten sich die IT- und Qualitätsmanagement-Experten:
- Welche Vorbedingungen können beim Qualitätsmanagement als erfüllt vorgesetzt werden, wenn ein Unternehmen bestimmte Leistungen für seine Kunden erbringt?
- Welche Fragen und Forderungen müssen folglich für die ISO-Zertifizierung nicht mehr gestellt werden?
Meyer erläutert das Vorgehen an einem Beispiel. Angenommen ein Fahrschüler wird von einer Fahrschule zur praktischen Fahrprüfung zugelassen. Dann muss er viele Vorbedingungen erfüllt haben:
- Er muss die Theorieprüfung bestanden haben.
- Er muss das nötige Mindestalter nachgewiesen und eine gewisse Anzahl Fahrstunden gemacht haben.
- Er muss einen Erste-Hilfe-Kurs absolviert und ein polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt haben.
- Und, und, und …
Also muss der Fahrprüfer, wenn ein Fahrschüler zur Prüfung erscheint, diesen nicht fragen „Hast Du schon die Theorieprüfung abgelegt usw., denn dies sind Voraussetzungen für die Zulassung zur praktischen Fahrprüfung.
Den ISO-Zertifizierungsprozess vereinfachen
Ähnlich verhält es sich laut Meyer bei der ISO-Zertifizierung von Unternehmen, der weltweit dieselbe Norm zugrunde liegt. Bei ihr braucht der ISO-Auditor zum Beispiel einen Notar nicht mehr zu fragen, ob er ein juristisches Examen hat, und einen Tischler nicht, ob er auch einen Gesellenbrief und ein Stemmeisen besitzt. Solche Fragen blähen den Zertifizierungsprozess „nur unnötig auf“. Dass Meyer als Beispiele primär Dienstleistungsunternehmen nennt, ist kein Zufall. Seines Erachtens wird die ISO 9001, die ursprünglich eine Industrienorm war, für Dienstleister immer wichtiger, denn: „Im Internet und in den sozialen Medien kann heute jedes Unternehmen behaupten: Wir sind der beste, innovativste, kundenorientierteste usw. Anbieter.“
Das gilt zwar für alle Unternehmen, doch beim Einkauf von Dienstleistungen ist das von potenziellen Kunden empfundene Kaufrisiko besonders groß, denn: „Anders als solche Industriegüter wie Bratpfannen können sie die Leistungen der Dienstleister vor deren Kauf nicht anfassen. Sie können diese auch nicht wie ein Auto Probe fahren. Zudem haben die Kunden bei Dienstleistungen oft kein Umtausch- und Rückgaberecht.“ Deshalb haben sie nicht selten das Gefühl: Ich kaufe die Katze im Sack. Entsprechend zögerlich sind sie mit ihrer Kaufentscheidung, zumal viele Dienstleistungen aus ihrer Sicht teuer sind.
Deshalb ist es gerade für Dienstleister in der DACH-Region, wozu Meyer auch Handwerksbetriebe zählt, wichtig, sich zu fragen: Wie können wir unseren Kunden eine relative Sicherheit vermitteln, dass wir ihnen Qualität liefern? Ein mögliches Hilfsmittel ist die ISO-Zertifizierung.
Digitalisierung reduziert Zeit und Kosten
In diesem Prozess lassen sich zwei Stufen unterscheiden. Angenommen ein Unternehmen hat mit Hilfe der Innolytics-Software alle Voraussetzungen für eine ISO-Zertifizierung erfüllt. Dann wird zunächst digital gestützt ein sogenanntes „First Party Audit“ durchgeführt; ein Verfahren, das nach der Auditierungsnorm ISO 9001 ausdrücklich zugelassen und erwünscht ist. Danach erhält das Unternehmen ein Zertifikat, das ihm bescheinigt, dass es die ISO-Anforderungen erfüllt. Dieses kann es unter anderem für Marketingzwecke nutzen. Sofern gewünscht kann das Unternehmen hierauf aufbauend dann noch ein sogenanntes „Third Party Audit“ durch akkreditierte Zertifizierungsinstitute durchführen lassen. Dieses ist, so Meyer, dann jedoch deutlich kostengünstiger als beim traditionellen Zertifizierungsverfahren, weil schon alle Vorarbeiten erledigt sind. Also müssen keine Berater mit hohen Tagessätzen mehr ins Haus kommen. Vielmehr kann das Auditoren-Team sozusagen unmittelbar den Gesamtprozess absegnen. „Das minimiert die Kosten bei gleichem Nutzen.“
Das kostenlose Angebot auf Herz und Nieren prüfen
Dies auch weil Innolytics allen Unternehmen das Angebot unterbreitet, seine Software 30 Tage kostenlos zu nutzen, und in diesem Zeitraum bereits das ISO-Zertifikat zu erhalten, das ihnen die systematische Beschäftigung mit den Themen Qualitätsmanagement und -sicherung bescheinigt. Die Unternehmen können also die Innolytics-Software auf Herz und Nieren prüfen, bevor sie sich eventuell für deren Bezahlversion entscheiden.
Für Jens-Uwe Meyer wird die ISO 9001, die ursprünglich eine Industrienorm war, für Dienstleister immer wichtiger, denn: „Im Internet und in den sozialen Medien kann heute jedes Unternehmen behaupten: Wir sind der beste, innovativste, kundenorientierteste usw. Anbieter.“
