Was kosten Ihre Mitarbeiter:innen?

Wenn es um die Optimierung Ihres Unternehmens geht, ist es vor allem wichtig alle Kosten im Griff zu haben, um diese bei der Auftragskalkulation berücksichtigen zu können. Daher berechnen wir in dieser Ausgabe, was eine Leistungsstunde Ihrer Mitarbeiter:nnen kostet und wie sich diese auf die verrechenbare Stunde niederschlägt.

Jahres-Gesamtkosten und Leistungsstunden

Bei der Lohnkostenkalkulation sind im Wesentlichen die gesamten Brutto-Personal-Kosten eines Jahres, die durch den Einsatz Ihres Mitarbeiters, auf die zu verrechnenden Zeiteinheiten umzulegen. Dabei ist der Jahresbruttolohn mitsamt Lohnnebenkosten durch die Anzahl der tatsächlichen Leistungsstunden zu dividieren.

Ausbezahlt werden zumeist 14 Monatsgehälter (inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld) – auch das 13te und 14te Gehalt muss verdient und in die Berechnung miteinbezogen werden. Die rund 30%igen Lohnnebenkosten werden ebenfalls hinzugerechnet.

Die Leistungszeit sind die Jahresstunden abzüglich Urlaub, Krankenstand und Feiertagen. Schließlich sind noch die Jahres-Gesamtkosten des Mitarbeiters auf die Leistungsstunden umzulegen.

Dazu ein Beispiel mit einem Bruttomonatslohn von EUR 2.000,00. Hierzu rechnen wir zuerst die Gesamtpersonalkosten aus:

Jahrespersonalkosten pro Mitarbeiter:in (in EUR)

Bruttolohn 2.000,00 x 12 Monate	24.000,00
Sonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld)	4.000,00
Zwischensumme	28.000,00
ca. 30% Lohnnebenkosten	8.400,00
Jahres-Gesamtpersonalkosten	36.400,00

In einem nächsten Schritt ermitteln wir die Leistungszeit (Anwesenheitszeit) des Mitarbeiters – also die Arbeitsstunden zu denen Sie Ihre Mitarbeiter tatsächlich einsetzen können.

Leistungs- bzw. Anwesenheitszeit pro Mitarbeiter:in

Woche pro Jahr	52 Wochen
– Feiertage (ca.)	2 Wochen
– Krankenstand (ca.)	2 Wochen
– Urlaub	5 Wochen
Leistungszeit	43 Wochen

43 Wochen entsprechen bei einer 40h Woche 1.720 Stunden im Jahr (43 x 40). Für die Kosten je Arbeitsstunde sind die Jahres-Gesamtpersonalkosten durch die Leistungsstunden zu dividieren: 36.400/1.720 = 21,16. Die Selbstkosten je Arbeitsstunde betragen für diesen/diese Mitarbeiter:in EUR 21,16.

Auslastung berücksichtigen

SLT Tipp – Wer sorgfältig kalkuliert, berücksichtigt auch die Auslastung des Mitarbeiters:in. Interne Zeiten für Einschulungen, administrative Tätigkeiten etc. reduzieren die Anzahl der verrechenbaren Leistungsstunden

Ermittlung der verrechenbaren Stunden

Leistungszeit in Stunden	1.720 Std. / Jahr
– Einschulung	40 Std. / Jahr
– Administrative Tätigkeiten	304 Std. / Jahr
Verrechenbare Leistungsstunden pro Jahr	1.376 Std. / Jahr

In diesem Beispiel reduzieren sich die verrechenbaren leistungsstunden pro Jahr auf 1.376, wodurch die Selbstkosten je Arbeitsstunde auf EUR 26,45 steigen (36.400/1.376). Die Personalkosten sind nach diesem Beispiel somit erst dann gedeckt, wenn Sie pro verrechenbarer Stunde EUR 26,45 ansetzen.

Wichtig ist es, die Berechnungen zu standardisieren und zu prüfen ob die berechneten Stundensätze auch tatsächlich vom Markt angenommen werden. Sollten Sie zu hochpreisig sein, müssen Sie an anderen Schrauben drehen – bspw. können Sie die Administration straffen oder mit Rationalisierungen der Abläufe in Ihrem Unternehmen Kosteneinsparungspotential finden.

SLT Tipp – Berücksichtigen Sie die Besonderheiten Ihres Betriebes und des Marktes. Wenn Sie sich nicht ganz sicher fühlen, kontaktieren Sie Ihren Steuerberater – denn das Ziel ist, dass unterm Strich für Sie mehr übrigbleibt. Aber Achtung, es werden in diesem Beispiel nur die Personalkosten abgedeckt – Fixkosten (müssen ja auch verdient werden) und der geplante Gewinnanteil sind noch nicht berücksichtigt.