Was Sie bei Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen beachten sollten

Das Ausstellen von Anzahlungs- und Teilrechnungen (sowie die darauffolgende Schlussrechnung) sind in der Unternehmenswelt gängige Praxis – insbesondere bei großen Projekten kann es zur Vorfinanzierung notwendig sein.

Unserer Erfahrung nach bestehen nach wie vor viele Unklarheiten in dieser Sache – der folgende Beitrag soll daher Details und Unterschiede aufzeigen und das Thema anhand eines Beispiels näher beleuchten.

Anzahlungsrechnung / Akontorechnung / Teilrechnung

Bei Anzahlungs-, Akonto- oder Teilrechnungen steht der Zahlung grundsätzlich noch keine fertige, ganz erbrachte Leistung gegenüber (z.B. für nicht abgrenzbare Teilabschnitte von größeren Projekten). Es handelt sich somit um eine Aufforderung zur Zahlung für eine zukünftige Leistung.
Obwohl noch keine umsatzsteuerlich relevante Leistung erbracht wurde, fallen die erhaltenen Anzahlungen unter die Umsatzsteuerpflicht. Hier muss jedoch beachtet werden, dass nur die tatsächlich vereinnahmten Entgelte der Umsatzsteuer unterliegen. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass auf der Rechnung eindeutig die Bezeichnung „Anzahlung“, „Akonto“ oder „Teilrechnung“ angeführt ist.

Teilschlussrechnungen

Mit einer Teilschlussrechnung hingegen werden abgrenzbare Teilbereiche abgerechnet – entscheidend ist hierbei die Vereinbarung im Bauvertrag. Eine Teilschlussrechnung ist umsatzsteuerlich wie eine Schlussrechnung zu behandeln, muss aber als zusätzliches Rechnungsmerkmal als solche gekennzeichnet sein. Der Unterschied zum Akonto oder zur Teilrechnung ist, dass Teilschlussrechnungen ertragsteuerlich sofort erfolgswirksam sind. Die Umsatzsteuerabfuhr erfolgt für den Monat in dem die Teilschlussrechnung gelegt wurde – und nicht erst bei Bezahlung.

Bilanziell wird so lange eine Forderung gegenüber dem Leistungsempfänger ausgewiesen, bis die Rechnung beglichen ist; beim Leistungsempfänger vice versa.

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung erfolgt nach Fertigstellung der vereinbarten Leistung. Umsatz- und ertragsteuerlich wird die Schlussrechnung wie die Teilschlussrechnung behandelt. Der Gewinn ist mit Fertigstellung und Übergabe realisiert – vorher nicht. Bis zu diesem Zeitpunkt werden die angearbeiteten Gewerke unter den Halbfertigen Arbeiten in der Bilanz als Vermögenswert erfasst – aber nur zu Herstellungskosten, ohne Gewinnanteil.

Wichtig ist, dass die Schlussrechnung als solche gekennzeichnet wird und alle Akonto- bzw. Teilrechnungen, die zuvor gelegt worden sind, mit angeführt werden. Wird somit die Leistung zur Gänze erbracht, werden die einzelnen Akonto- bzw. Teilrechnungen bei der Schlussrechnung mitberücksichtigt bzw. buchhalterisch im Zuge der Schlussrechnung storniert.

Dabei muss hervorgehen, dass die Umsatzsteuer für die Akonto-, oder Teilrechnungen bereits in Rechnung gestellt wurde. Ansonsten besteht die Gefahr der Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung und damit die nochmalige Belastung mit der Umsatzsteuer. Eine Schlussrechnung ist jedenfalls zu stellen, auch wenn kein Restbetrag mehr offen sein sollte Beispiel für eine Schlussrechnung, die bereits früher gelegte Anzahlungsrechnungen korrekt berücksichtigt:

SLT Tipp: Richten Sie, im Besten Fall, Ihr Rechnungswesen so ein, dass Sie einzelne Erlös-, Aufwands-, und vor allem Kreditoren- und Debitorenkonten je nach Projekt oder Baustelle bebuchen können. Wirtschaftliche Auswertungen einzelner Projekte sowie diverse Nachkontrollen haben Sie dann jederzeit schnell und nachvollziehbar parat. Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungsbuchungen, Rabatte etc. sind dann wesentlich leichter nachvollziehbar.

SLT Siart Lipkovich + Team GmbH & Co KG, Thaliastraße 85, 1160 Wien
E-Mail: slt@slt.at

Stand: 04.05.2023, Haftung ausgeschlossen